Kan UH-sektoren lære noe av perioden med hjemmekontor?
Ledere i UH-sektoren må ta grep for å tilrettelegge for utnyttelse av digitale samarbeidsverktøy, skriver forskere bak en ny studie.
Her er fire lærdommer fra livet på hjemmekontorene
En av de vi intervjuet om hverdagen på hjemmekontoret, var blitt medlem av 32 ulike «teams», med en jungel av mapper, filer og chat-tråder. Til slutt måtte kollegene sende epost. Hjemmekontor krever styring og ledelse.
Hjemmekontor har vært gjenstand for heftig debatt den siste tiden. Debattantene har hovedsakelig delt seg i to grupper: De som er for og de som er imot en videreføring av hjemmekontor som har vært påtvunget mange under koronapandemien.
Det argumenteres følelsesladet fra begge sider, stort sett basert på personlige opplevelser.
Færre innlegg har, naturlig nok, basert seg på forskning; tvunget hjemmekontor er tross alt er nytt fenomen. Forskningen som finnes, svarer derimot ikke entydig om virkningene av hjemmekontor, hverken for bedriften eller for den enkelte. Norske ledere trenger faktabaserte råd.
En studie vi nylig har gjennomført ved senter for Digital Business ved NHH gir verdifull innsikt i den norske konteksten. Analyse av dybdeintervjuer med ansatte og ledere i administrative stillinger i universitets- og høyskolesektoren tegner et tydelig bilde: Skal praksisen med hjemmekontor fungere over tid, må ledere drive aktiv styring av rammebetingelsene.
Basert på vår studie foreslår vi fire tiltak som ledere kan ta for å tilrettelegge for effektive og givende dager på hjemmekontoret.
Utvikle en digital kultur
For å lykkes med en omlegging til utstrakt bruk av hjemmekontor må organisasjonen utvikle en digital kultur. Det innebærer å bryte ned det tradisjonelle skillet mellom it-avdelingen og øvrige avdelinger. I en stadig mer digitalisert verden, hvor hjemmekontor kan bli den nye normen, er det helt sentralt at de ansatte motiveres til å utvikle sin egen og andres digitale kompetanse gjennom kunnskapsdeling og kontinuerlig læring.
Slipp de ansatte fri
Hvorfor outsourcer selskaper enkelt en rekke arbeidsoppgaver utenbys, men tvinger sine egne ansatte til å møte opp på kontoret hver dag, spør Christian Braathen i DN.
Ledere må derfor legge til rette for utvikling av digitale ferdigheter, og tydelig synliggjøre fordelene for den enkelte og for organisasjonen ved å utvikle et digitalt tankesett.
Standardisere digital plattform
Vår studie avdekket at mange organisasjoner har tatt i bruk flere og til dels overlappende digitale plattformer. For eksempel brukes Microsoft Teams, Zoom og Skype om hverandre, uten retningslinjer for når de skal brukes. Resultatet er at det oppstår en rekke ulike praksiser i organisasjonen. Dette er ikke effektivt, hverken for å bygge kompetanse, ferdigheter eller rutiner. Samtidig blir det vanskelig for ansatte å holde styr på korrespondanse, beslutningsprosesser og dokumenter.
I sum skaper mangelen på standardisering mye frustrasjon. Deltagerne i studien ønsker seg færre alternativer og en klarere strategi på valg av teknologi.
Standardisere retningslinjer og praksiser
Hjemmekontor endrer kommunikasjonsmønstre, arbeidsprosesser og mellommenneskelige relasjoner. Digitale møter stiller nye krav til forberedelse, møteledelse og agenda. Mangel på gjennomtenkte retningslinjer var fremtredende i vår studie, noe flere av våre respondenter klaget over. En respondent var ufrivillig blitt medlem av 32 ulike «teams», noe som resulterte i en jungel av mapper, filer og chat-tråder. Til slutt ba hun alle kolleger om å sende epost i stedet.
For å lykkes med hjemmekontor og digitale møter må ledere etablere tydelige retningslinjer og praksiser for bruk av digitale verktøy.
Tillat individuell fleksibilitet
Organisasjoner utformer gjerne regler for hjemmekontor som skal gjelde for alle ansatte. De ansatte i en organisasjon utgjør imidlertid ikke én homogen gruppe. De har ulike roller, oppgaver, samarbeidsrelasjoner og preferanser. Hjemmekontor kan være effektivt for en del ansatte og for noen oppgaver, men upraktisk for andre. Vår studie avdekket store variasjoner for hvordan ansatte vurderer hjemmekontor. En del var svært tilfredse, mens andre ønsket seg raskest mulig tilbake til kontoret.
Hjemmekontor, ok, men hvem avgjør det?
Flere universiteter er som spøkelsesbyer: Forskerne trives på hjemmekontor og samarbeider mer internasjonalt enn med de nærmeste. Arbeidsgiverne må vurdere nøye om de vil ha det slik, skriver professor Christine B. Meyer i Dagens Næringsliv.
Ledere bør derfor utforme en strategi for hjemmekontor som er fleksibel og sensitiv til den enkeltes personlige situasjon. Individuell fleksibilitet vil gi økt motivasjon blant de ansatte, skape en mer attraktiv arbeidsplass i tillegg til å redusere organisasjonens klimaavtrykk.
Ved å standardisere digitale verktøy og praksis for bruk av hjemmekontor er det altså gevinster å hente både for den enkelte, organisasjonen og miljøet.