Utfordringer for selskaper med en språklig mangfoldig stab
Ziyuan Zhang disputerer for PhD-graden ved NHH 28. oktober 2022 med avhandlingen «Language Management in a Japanese Multinational Company: A Data-Driven Approach».
Sender frekke eposter uten å vite det
På epost kan vi faktisk fremstå som uhøflig, uten at vi selv er klar over det.
– Bare det at vi bruker hei og fornavn er veldig uformelt. Sender vi en epost til en ukjent engelsk mottaker med "Hi, Jack" er vi allerede veldig ute å kjøre, sier Kristin Rygg.
Går ikke rundt grøten
Rygg er førsteamanuensis ved Institutt for fagspråk og interkulturell kommunikasjon. Hun har sett på hvordan vi nordmenn starter og avslutter eposter i jobbsammenheng.
Når nordmenn skal skrive en epost, er det få av oss som går rundt grøten.
– Epostene som jeg har undersøkt går stort sett rett på sak. Dette er ikke vanlig andre steder. På engelsk vil en starte en epost med «hope this email finds you well» eller noe om været, for eksempel. Det er ikke normalt å gå rett på sak, og dette gjelder i mange språk.
Mange kan nok kjenne seg igjen i at de starter sine e-poster med «Hei *navn*». Skal den til en internasjonal mottaker, kan du bomme ordentlig.
Finnes det noen normer?
Kristin Rygg ønsket å studere epost-kommunikasjonen i mer detalj. Hun har undersøkt over 900 eposter fra 14 informanter i administrasjonsstillinger.
Hun ville se om folk hermer etter hverandre eller om de bruker en norm. Kommer det an på hvem man skriver til? Eller har de laget seg en personlig vane som de bruker mesteparten av tiden? Dette var utgangspunktet.
– Jeg lurte på hva folk tenker når de starter og avslutter en epost på jobben. Finnes det noen normer? Vet folk hvordan de skal formulere seg i en arbeidssammenheng, spør språkforskeren.
Det korte svaret på dette ifølge studiene til Rygg er nei.
Var tydelige normer før
– I intervjuer spurte jeg om de skriver navn, om de bruker kjære og hvordan de avslutter en epost. Så koblet jeg det de videre opp mot de faktiske e-postene de hadde sendt meg. Hvis det de sa stemte, betyr det at de tar bevisste valg.
Det viste seg at de tar helt bevisste valg, og de var konsekvente. Jo lenger informantene hadde jobbet i administrasjonen, desto mer konsekvente var de. De fleste kunne svare på hvordan de startet en epost og hvorfor de åpnet akkurat slik, men hvorfor de avslutter som de gjør var mer uklart.
– Derfor spurte jeg mer om "mvh", "beste hilsen" og "hilsen" for å høre mer om hva de tenkte rundt disse hilsenene. Det som var interessant var at de som velger å bruke «beste hilsen» gjorde det fordi de synes det er viktig å være varm og hyggelig selv i en jobb-epost.
De som foretrekker «mvh» mente det motsatte, at personlig varme ikke har noe i en profesjonell epost å gjøre. De skriver på vegne av en organisasjon og ønsker ikke å være personlige.
Lager sine egne normer
Folk lager sine egne høflighetsnormer, ifølge forskeren.
– Høflighetsnormer er i utgangspunktet ikke noe universelt. Personer som bruker "beste hilsen" tenker at de er høflige. De som bruker forkortelsen "mvh" synes at «beste hilsen» er gammeldags og at «mvh» bare en høflig forkortelse. Andre mener at det er feil å være så kort.
Folk velger det er selv mener er høfligst, og aner egentlig ikke hvordan det blir tolket av mottakeren.