Opptak av forelesning, kurs eller seminar på campus

1. Virkeområde

Rutinene for bruk av opptaksutstyr gjelder ethvert lyd- og/eller bildeopptak som gjennomføres ved Norges Handelshøyskole.

Rutinene omfatter to ulike opptakssituasjoner:

1. Presentasjoner og stemmen til foredragsholder

Dette omfatter opptak av det som vises på skjerm og stemmen til foredragsholder.

2. Opptak (lyd, bilde, video) fra rommet

Dette omfatter opptak av alt som skjer i rommet under gjennomføring. Alle som er i rommet vil kunne bli en del av opptaket enten ved opptak av stemme, bilde eller begge.

Det er viktig å foreta en konkret vurdering for hver opptakssituasjon med tanke på behov og gjennomføring.

2. Formålsvurderingen

I henhold til personvernforordningen er Norges Handelshøyskole pliktig til å dokumentere formålet med behandlingen som gjøres av personopplysninger. Dette følger av personvernforordningen artikkel 5 nr. 1, bokstav b, som sier at personopplysninger skal samles inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål».

(i) Undervisning

Dette er formålsvurderingen som gjelder for alle opptak foretatt av Norges Handelshøyskole i undervisning. Formålet med opptak av undervisning ved Norges Handelshøyskole er å tilby undervisning på et høyt faglig nivå, samt styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm. Dersom et emne har flere undervisningsaktiviteter av samme karakter, vil formålet være felles for alle opptak i forelesningsrekken.

(ii) Opptak for andre formål enn undervisning

For alle andre typer opptak enn de gjort i forbindelse med undervisning ved Norges Handelshøyskole må den ansvarlige for opptaket dokumentere hva formålet med opptaket er. Formålet må være knyttet til Norges Handelshøyskoles virksomhet.

3. Behandlingsgrunnlag

Den som er ansvarlig for opptak av lyd og/eller bilde plikter å sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag, rettslig grunnlag, for opptaket. Dette må vurderes for hver gang man ønsker å gjennomføre et opptak. Med behandlingsgrunnlag menes en klar hjemmel i henhold til listen i personvernforordningen artikkel 6.

1. Avtalebasert hjemmel – personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav b

Behandlingsgrunnlag for å kunne pålegge opptak av forelesninger har Norges Handelshøyskole i form av at vedkommende foreleser er ansatt ved høyskolen. For forelesere, kursholdere og foredragsholdere som selv aktiverer opptak må det legges til grunn at de har samtykket til opptak. Alt opptaksutstyr bør være innstilt slik at det må gjøres en aktiv handling for å gjennomføre opptak.

2. I allmennhetens interesse – personvernforordningen artikkel 6, nr.1, bokstav e

Undervisning ved universiteter og høyskoler er en oppgave i allmenhetens interesse. Dette rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger suppleres med henvisning til universitets- og høyskoleloven § 3-8 om undervisning, § 4-2 om utdanningsplan, og § 4-3 om studentenes læringsmiljø. Behandlingsgrunnlag for øvrig opptak i allmennhetens interesse (men som ikke er undervisning) kan gjøres når det er klart bestemt i en lov, eller forskrift med hjemmel i lov, at personopplysninger kan behandles. Dette vil si at i tillegg til hjemmelen i artikkel 6, nr.1 bokstav e må det foreligge en tilleggshjemmel i annen lov for å kunne benytte denne hjemmelen i personvernforordningen.

3. Samtykke – personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav a

Samtykke anbefales i utgangspunktet ikke som rettslig grunnlag for gjennomføring av opptak i undervisningssituasjon. Det er strenge krav til samtykke etter personvernforordningen og dette vil i de fleste tilfeller være så strengt at et samtykke lett blir å anse som ugyldig. Det at et samtykke skal være helt frivillig vil også medføre at dette ikke kan gjennomføres i en undervisningssituasjon dersom det er pliktig deltakelse.

4. Informasjon om opptak

Den som er ansvarlig for opptaket skal før opptak skjer informere personene tilstede om følgende:

• At Norges Handelshøyskole ønsker å foreta et opptak
• Formålet for opptaket som gjøres
• Hjemmel for behandlingen
• Hvor opptaket blir lagret, hvor lenge og hvem som har tilgang til dette
• Hvordan opptaket blir publisert

Det er svært viktig å huske på at dersom foreleser, kursholder eller foredragsholder velger å gjøre opptak av en forelesning, så må det sikres at ikke andre enn vedkommende kommer med på opptaket. Dersom man legger opp til en aktiv forelesning, anbefales det at opptak stoppes når deltakere stiller spørsmål. Dersom dette ikke skjer, må det sikres enten at opptak redigeres i etterkant eller at det innhentes samtykke til opptak av dette fra de som blir eksponert.

5. Bruk av opptak

Opptak av lyd og/eller bilde gjort til ett bestemt formål kan ikke benyttes til annet formål enn det som gjaldt på opptakstidspunktet, uten at det gjøres en ny vurdering av behandlingsgrunnlag. Dette følger av formålsbegrensningene i personvernforordningens artikkel 5, nr.1 bokstav a.

6. Sletting av opptak

Et opptak skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt. Dette følger av lagringsbegrensningene i personvernforordningens artikkel 5, nr.1 bokstav e

7. Ansvar for opptaksutstyr

Utstyr til bruk for opptak av lyd og/eller bilde er gjort tilgjengelig for brukeren «som den er». Norges Handelshøyskole kan ikke garantere for nøyaktigheten eller aktualiteten i informasjon som blir gjort tilgjengelig ved bruk av verktøyet. Den som benytter utstyret erkjenner og godtar at data- og telekommunikasjonssystemer ikke er feilfrie, og at perioder med nedetid kan forekomme fra tid til annen. Norges Handelshøyskole kan ikke garantere at opptakene vil være uavbrutt, sikre eller feilfrie, eller at det aldri vil oppstå datatap.

Bruker av opptaksutstyr er alene ansvarlig for sine handlinger utført med hjelp av opptaksutstyr.  Dersom Norges Handelshøyskole blir kjent med at bruk av Norges Handelshøyskoles ressurser og verktøy medfører brudd på våre interne regler og rutiner eller norsk lov, vil rettighet til å gjøre bruk av Norges Handelshøyskoles opptaksutstyr bli trukket tilbake med øyeblikkelig virkning.

Streaming og opptak av digital undervisning

Streaming av digital undervisning

Ved streaming av undervisning er det i utgangspunktet frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd. Dette styres av studenten med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen, og kan også når som helst endres av studenten så lenge streamingen foregår. 

Opptak av digital undervisning

Skal det gjøres opptak av digital undervisning hvor bare foreleser er en del av opptaket, stiller dette seg likt med opptak av vanlig undervisning ved Norges Handelshøyskole. Foreleser kan samtykke til opptak ved å selv starte opptak.

Det må vurderes om Norges Handelshøyskoles behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. Norges Handelshøyskole skal ikke pålegge studenter å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.

Hvis det ikke er nødvendig å foreta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonens forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.  

Denne rettslige vurderingen forutsetter at Norges Handelshøyskoles standardinnstillinger i Zoom benyttes. Det vil blant annet innebære at studenter som logger seg på for å se på streamingen av undervisningen som standard ikke deler lyd og video med andre.  

Det må gis informasjon i forkant eller i begynnelsen av forelesningen at studenter som ønsker å stille foreleser spørsmål underveis ved bruk av lyd og bilde, blir en del av opptaket. Det må gis informasjon om: 

• at det gjøres opptak, og alle spørsmål fra «salen» vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan oppfordres til å bruke chat-funksjonen i Zoom eller sende spørsmål på e-post. 
• formålet med opptaket 
• hvor lenge opptaket blir lagret 
• hvor opptaket blir lagret, og eventuelt hvem det deles med 
• hvem som har tilgang til opptaket 
• hjemmelsgrunnlag for behandlingen (Ordinær undervisning: personvernforordningen art. 6 nr.1 bokstav e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3) (NHHE sin virksomhet: personvernforordningen art. 6 nr.1 bokstav b)

Dersom opptakene skal brukes til et annet formål enn at det er nødvendig for å gjennomføre undervisning (for eksempel kvalitetssikring/forskning/læringsanalyse etc.), må det innhentes samtykke fra de som er med på opptaket. 

Systemer som kan benyttes i undervisningssammenheng ved Norges Handelshøyskole

Canvas

• her finnes hjemmesider for alle kursene ved NHH
• kun oppmeldte studenter får tilgang til kursinnholdet i de emnene de er oppmeldt i
• tilgangen styres av oppmeldinger i StudentWeb (FS)
• kursansvarlig deler eksempelvis filer, videoer, lenker, mm

Canvas Studio

• deling av video i Canvas
• samme tilgangskontroll som Canvas
• skjermopptak gjort i Zoom kan eksempelvis distribueres her

Office365

• tilgjengelig for alle ansatte og studenter med gyldig NHH-konto
• inkluderer Office, OneNote, Teams, mm

Zoom

• Videokonferanse
• Webinarer
• Skjermopptak
• Tilgjengelig for alle ansatte og studenter

Adobe Connect

• Videokonferanse
• Webinar
• Skjermopptak
• Brukes i liten grad. Uninett faser dette ut til fordel for Zoom

MS Teams

• Videokonferanse
• Skjermopptak
• Opptak lastes opp automatisk i Stream (Office365) og er tilgjengelig for de som deltok i møtet som ble filmet – møteorganisator eier opptaket

Qualtrics

• Spørreundersøkelser
• Tilgjengelig for alle ansatte og studenter

Aventia

• Forelesningsopptak
• Innebygd system i Aud Max, A, B, C, D, M33 og Jebsen
• Opptak startes/stoppes av foreleser selv i auditoriet
• Opptak gjøres tilgjengelig på en videoserver vi drifter selv: https://video.nhh.no
• Opptak deaktiveres normalt etter 1 år, dvs er tilgjengelig i inneværende + 1 semester (med tanke på gjentak i kurset)

Her finner du rutiner som skal følges når det gjøres opptak av en forelesning, et kurs eller et seminar ved Norges Handelshøyskole. Rutinene er spesielt laget med tanke på personvern.

Det er tillat å gjøre opptak. Dersom du gjør opptak på eget initiativ, kan opptaket kun brukes til private formål. Det er fornuftig å avklare med foreleser på forhånd at du gjør opptak. Det vil si at du ikke kan dele opptaket med noen.

Dersom du ønsker å dele opptaket, må du be om samtykke fra alle som eksponeres i opptaket samt informere de på en god måte.

Samtykke må følge retningslinjene i personopplysningsloven. Det vil si at samtykket må være:

• Frivillig – uten press og med mulighet til å ta et fritt valg
• Spesifikt – at hva det samtykkes til er presist formulert
• Informert – inneholder nok informasjon til å forstå hva man samtykker til
• Utvetydig – ikke tvil om at den enkelte her mener å samtykke
• Gitt gjennom en aktiv handling – at samtykke skjer gjennom en aktiv handling og ikke en passiv handling med forhåndsutfylte verdier
• Dokumenterbart – et samtykke må kunne dokumenteres
• Mulig å trekke tilbake like lett som det ble gitt – må være mulig å trekke tilbake uten negative konsekvenser

Hva gjør jeg etter opptak?

Canvas

• her finnes hjemmesider for alle kursene ved NHH
• kun oppmeldte studenter får tilgang til kursinnholdet i de emnene de er oppmeldt i
• tilgangen styres av oppmeldinger i StudentWeb (FS)
• kursansvarlig deler eksempelvis filer, videoer, lenker, mm

Canvas Studio

• deling av video i Canvas
• samme tilgangskontroll som Canvas
• skjermopptak gjort i Zoom kan eksempelvis distribueres her

Office365

• tilgjengelig for alle ansatte og studenter med gyldig NHH-konto
• inkluderer Office, OneNote, Teams, mm

Zoom

• Videokonferanse
• Webinarer
• Skjermopptak
• Tilgjengelig for alle ansatte og studenter

MS Teams

• Videokonferanse
• Skjermopptak
• Opptak lastes opp automatisk i Stream (Office365) og er tilgjengelig for de som deltok i møtet som ble filmet – møteorganisator eier opptaket